ASSISTANT(E) D'EQUIPE

• Classe d’emploi :GS6  
• Position No. : 50071221 
• Date de début de publication : 24/04/2024  
• Date de clôture : 23/05/2024  

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LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire nettement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands objectifs (Top 5) qui vont tous accélérer la réalisation de résultats pour l'Afrique ont été identifiés à savoir ; l'énergie, l'agroalimentaire, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie pour les populations africaines.

LE POSTE :

La fonction d'Assistant(e) d’équipe qui relève des Services généraux d'appui fournit un appui administratif pour le bon fonctionnement du Département, veille à ce que le Manager soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l'exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Chaque Département a des fonctions uniques, mais le travail de l'Assistant(e) d’équipe est plus ou moins uniforme quel que soit le département et vise à assurer un fonctionnement harmonieux des services du département concerné.

En conséquence, le travail de l'Assistant(e) d’équipe facilite et contribue au succès du Manager dans l'exécution efficace de son travail pour la réalisation des Top 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la conduite et la supervision générale du Manager, l'Assistant(e) d’équipe exécutera les tâches suivantes :

1. GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département.
2. Veiller à ce que les documents présentés au Manager pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires.
3. Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Manager.
4. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au Manager pour autorisation, approbation ou signature.
5. Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence.
6. Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et les échéances fixées soient respectées à l'aide d'outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun.
7. Acheminer les correspondances pour que le Manager agisse ou les envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire.

2. COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant.
2. Filtrer les appels/visiteurs du Manager, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Manager ou le Chef de Division concerné.
3. Fournir des informations de base au Manager pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et / ou les membres du personnel.
4. Relayer l'information entre le Manager, les chefs de division et les autres membres du personnel du Département.
5. Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les chefs de Division.
6. Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Manager, selon les horaires et le programme du Manager pour la semaine.
7. Fixer l'heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d'information nécessaires pour les réunions dont les Départements/Divisions concernés ont besoin ; Rappeler les réunions programmées aux Chefs de Division et aux autres membres du personnel.

3. TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

1. Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département.
2. Tenir un calendrier hebdomadaire d'activités montrant toutes les réunions auxquelles le Manager et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département.
3. Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés.
4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le Département.

4. ADMINISTRATION DU BUREAU

1. Organiser les voyages du Manager, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d'hôtel, etc. 
2. Aider à préparer des exposés à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions.
3. Effectuer d’autres tâches d’administration du bureau (photocopie, courriels) au besoin.

COMPÉTENCES (Qualifications, expérience et connaissances)

1. Etre titulaire d'au moins d'une Licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe.
2. Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
3. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires.
4. L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
5. Bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures.
6. Bonnes compétences en coordination - être méthodique et auto-organisé.
7. Engagement bien établi à offrir un service-client excellent, axé sur la réception et le service d'administration.
8. Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles.
9. Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates.
10. Flexibilité d'adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes.
11. Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
12. Communication.
13. Résolution des problèmes.
14. Orientation client.
15. Travail en équipe.
16. Efficacité opérationnelle.
17. Innovation et créativité.
18. Sens du détail.
19. Capacité à communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l'autre langue.
20. Le bilinguisme, la connaissance de l'arabe, du portugais, etc. est un avantage.
21. Compétence dans l'utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion de documents).

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CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT LOCAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI APPLICABLES AU STATUT INTERNATIONAL ;

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SEULS LES RESSORTISSANTS DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET D’Y TRAVAILLER SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.

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Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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Seuls les candidats répondant à toutes les exigences de la Banque et retenus pour un entretien seront contactés. Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont constituées d’une demande soumise en ligne, d’un curriculum vitæ (CV) détaillé et des copies des diplômes requis en pièces jointes. Le Président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. http://www.afdb.org

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Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucuns frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt des candidatures, étude des CV, entretien d’embauche, traitement final des candidatures). En outre, la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».