RECRUTEMENT « PAR COHORTES » DE PERSONNEL SOUS CONTRAT DE COURTE DURÉE - ASSISTANT(E) DES RESSOURCES

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Date de dernière mise à jour: 18 sept. 2024

Lieu: VL

Entreprise: African Development Bank

 
  • Classe d’emploi :GS6/7/8
  • Position No. :  
  • Date de début de publication : 18/09/2024  
  • Date de clôture : 09/10/2024  ​​​​​​​

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LA BANQUE :

 

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

 

LE CONTEXTE :

 

De temps à autre, la Banque africaine de développement a besoin de renforts et doit faire appel à des personnes autres que son propre personnel permanent pour lui prêter main-forte dans le cadre d’activités additionnelles qui n’étaient pas prévues dans son programme de travail, ou pour pallier l’absence de longue durée d’un(e) membre régulier(ère) de la Banque, voire pour occuper des postes vacants dans les délais fixés par la Banque.

La Banque entend recruter des candidat(e)s dotés de la formation universitaire adéquate, d’une expérience pertinente et de connaissances techniques approfondies et vastes dans les disciplines recherchées.

Le présent processus de recrutement par cohortes permettra de constituer une réserve de candidat(e)s recommandé(e)s, afin de pourvoir divers postes, plus précisément ceux d’Assistant(e)s des ressources humaines, aux grades GS6/6/7/8, à titre de personnel sous contrat de courte durée (STS), au sein de la Banque, en fonction des besoins.

 

LE POSTE :

 

Relevant des Services généraux d’appui, les titulaires de ces postes qui seront sous contrat de courte durée (STS) fourniront un appui administratif pour le bon fonctionnement de l’équipe, veilleront à ce que le Directeur du département/le Chef de division soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

 Le travail de l’Assistant(e) RH facilite et contribue au succès du Directeur du département/Chef de division dans l’exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

 

PRINCIPALES FONCTIONS :

 

Sous la direction et la supervision générales du Directeur du département/Chef de division, les titulaires s’acquitteront des tâches et responsabilités suivantes, en fonction des rôles qui leur sont assignés :

 

  1. Recrutement

 

  1. Assister le/la Chargé(e) du recrutement dans le processus d’évaluation des dossiers de candidature (élaboration du tableau de synthèse en format Excel, suivi/contrôle des soumissions des rapports d’évaluation des candidat(e)s, obtention des signatures des documents, etc.).
  2. Regrouper les fiches de notation des candidat(e)s retenu(e)s sur la longue liste ou sur la liste restreinte, en utilisant les fonctions avancées du tableur Excel.
  3. Effectuer les formalités relatives à la préparation des entretiens d’embauche telles que :
  • Envoyer aux candidat(e)s des invitations aux entretiens, suivi des appels téléphoniques/messages télécopiés et confirmation de la disponibilité des candidats.
  • Organiser des jurys d’entretien, préparer de la documentation destinée aux membres du jury, confirmer la disponibilité des services d’interprétation, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions pour les pauses-café.
  • Élaborer des projets de lettres de recrutement pour les candidat(e)s sélectionné(e)s en vue de leur validation par le/la Chargé(e) de recrutement et de leur soumission aux approbations requises.
  • Assurer le suivi de la préparation des lettres d’offre d’emploi pour les candidat(e)s retenu(e)s et des lettres de rejet pour les candidatures non retenues.
  • Préparer les correspondances adressées aux universités/institutions de formation pour vérifier l’authenticité des diplômes des candidat(e)s à l’embauche et aider à la vérification des références auprès des anciens supérieurs hiérarchiques des candidat(e)s.
  • Tenir à jour la base de données du processus de recrutement.
  • Préparer des rapports avec des mises à jour sur l’état des recrutements effectués par l’équipe, en utilisant l’outil de recrutement en ligne (SAP).
  • Servir de point focal pour répondre aux demandes de renseignements.
  • Prendre part aux entretiens d’embauche en qualité de secrétaire de séance.
  • Préparer les rapports sur les entretiens d’embauche et les faire signer par les membres du jury.
  • Assurer le suivi des offres d’emploi faites aux candidat(e)s.
  • Suivre la procédure de prise de service du personnel nouvellement recruté.
  • Communiquer régulièrement avec le nouveau membre du personnel avant sa prise de service pour répondre à ses différentes demandes de renseignements et l’assister dans les questions relatives à son intégration, en accordant une attention particulière au service à la clientèle.
  • Accueillir les membres du personnel nouvellement recrutés et veiller à leur intégration au sein de l’institution, en collaboration avec les membres chargés de l’accueil du personnel.
  • Assurer la gestion quotidienne du bureau, assister les collègues dans l’exécution de leurs tâches, le cas échéant, pour atteindre les objectifs de la Division.
  • Fournir un appui administratif aux membres de l’équipe/Chargé du recrutement.
  • Programmer les réunions et réserver les salles de conférence.
  • Saisir les données, commander les fournitures et faire des photocopies.
  • Exécuter toutes autres tâches nécessaires.

 

  1. Administration des opérations RH

 

  1. Préparer les documents administratifs et les décisions de RH relatifs au personnel régulier et temporaire, aux assistant(e)s techniques, au personnel détaché, au personnel de projets et autres. Parmi ces documents, figurent notamment les contrats de recrutement des nouveaux membres du personnel, ainsi que les renouvellements de contrats, les lettres de promotion adressées membres du personnel concernés et tout autre type de lettre administrative liée au cycle de vie de l’employé(e).
  2. Tenir à jour une base de données de modèles obligatoires de documents et de lettres nécessaires à l’exécution complète des activités d’administration des ressources humaines.
  3. Veiller, en liaison avec la section des archives/données de base, à ce que les dossiers électroniques relatifs au personnel soient à jour.
  4. Assurer le suivi des périodes d’essai pour le personnel de projets et des renouvellements de contrats pour le personnel de projet, le personnel d’assistance technique et les Conseillers supérieurs/Conseillers des Administrateurs.
  5. Assurer, en liaison avec la section de la gestion des archives/données de base, l’intégration des renouvellements de contrats/des périodes d’essai dans les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) de la Banque.
  6. Assurer, en liaison avec la section de la gestion des archives/données de base et HR Direct, l’administration des données relatives aux personnes à charge du personnel pour les membres du personnel nouvellement recrutés et aux enfants adoptés.
  7. Aider les membres du personnel pour les procédures administratives relatives à l’adoption.
  8. Travailler en collaboration avec la section concernée au sein de la Division des opérations RH, pour la résolution des problèmes et le traitement des questions émanant des employés.
  9. Assurer la coordination du processus de gestion des prises de fonction du personnel de la Banque, des assistant(e)s techniques, du personnel détaché et du personnel de projet.
  10. Aider à la gestion de la réinstallation/du rapatriement du personnel et des transferts/mouvements de personnel, notamment en cas de promotion et de départ définitif.
  11. Recueillir les données relatives aux mouvements du personnel à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque et informer en temps utile l’équipe responsable de la sécurité du système SAP et celle des TI.
  12. Rédiger des rapports sur les activités relatives à la gestion des ressources humaines.

 

  1. Administration

 

  1. Organiser des réunions pour l’équipe selon les horaires et le programme de la semaine.
  2. Faciliter l’organisation des réunions, notamment en ce qui concerne les horaires et la réservation du lieu.
  3. Fixer l’heure et le lieu des réunions.
  4. Rédiger des rapports/procès-verbaux des réunions.
  5. Apporter son soutien à la gestion des correspondances et des processus administratifs de routine et en assurer le suivi.
  6. Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis à ses supérieurs pour autorisation, approbation ou signature.
  7. Organiser les voyages des membres de l’équipe, notamment en ce qui concerne les billets, les réservations d’hôtel, etc.
  8. Procéder au traitement des demandes de remboursement.
  9. Créer des bons de commande et des demandes d’achat dans le système SAP.
  10. Assurer la gestion des absences et du calendrier des missions des membres de l’équipe.
  11. Faire des demandes de fournitures de bureau et en assurer la réception.
  12. Traiter les demandes d’achat attribuées au groupe fonctionnel en ce qui concerne l’acquisition de biens, de services et de travaux.

 

  1. Aider à accomplir toutes les autres tâches assignées au Département selon les instructions du Chef de division ou de son supérieur hiérarchique.

 

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

 

  1. Être titulaire d’au moins une licence en gestion des ressources humaines, gestion des affaires, administration, commerce ou toute autre discipline connexe.
  2. Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique.
  3. Avoir de l’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
  4. Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.
  5. Assurer la gestion efficace des demandes internes et externes.
  6. Pouvoir travailler et coopérer avec d’autres personnes issues d’horizons divers.
  7. Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
  8. Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
  9. Avoir de bonnes capacités en matière de résolution de problèmes.
  10. Avoir le souci du client.
  11. Savoir travailler en équipe.
  12. Faire montre d’efficacité opérationnelle.
  13. Faire preuve d’innovation et de créativité.
  14. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
  15. Avoir d’excellentes compétences de communication orale et écrite en français comme en anglais, avec de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
  16. Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint et Access). La maîtrise de SAP serait un avantage concurrentiel.

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CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT LOCAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI APPLICABLES AU STATUT INTERNATIONAL ;

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SEULS LES RESSORTISSANTS DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET D’Y TRAVAILLER SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.

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Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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Seuls les candidats répondant à toutes les exigences de la Banque et retenus pour un entretien seront contactés. Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont constituées d’une demande soumise en ligne, d’un curriculum vitæ (CV) détaillé et des copies des diplômes requis en pièces jointes. Le Président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. http://www.afdb.org

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Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucuns frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt des candidatures, étude des CV, entretien d’embauche, traitement final des candidatures). En outre, la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».

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