RECRUTEMENT « PAR COHORTES » DE PERSONNEL SOUS CONTRAT DE COURTE DURÉE ADMINISTRATION GÉNÉRALE

• Classe d’emploi :GS5/6/7/8
• Position No. :  
• Date de début de publication : 18/09/2024  
• Date de clôture : 09/10/2024  ​​​​​​​

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LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE CONTEXTE :

De temps à autre, la Banque africaine de développement a besoin de renforts et doit faire appel à des personnes autres que son propre personnel régulier pour lui prêter main-forte dans le cadre d’activités additionnelles qui n’étaient pas prévues dans son programme de travail, ou pour pallier l’absence de longue durée d’un membre régulier de la Banque, voire pour occuper des postes vacants dans les délais fixés par la Banque. La Banque entend recruter des candidat(e)s doté(e)s de la formation universitaire adéquate, d’une expérience pertinente et de connaissances techniques approfondies et vastes dans les disciplines recherchées.

Le présent processus de recrutement par cohortes permettra de constituer une réserve de candidat(e)s recommandé(e)s, afin de pourvoir divers postes, plus précisément ceux d’Assistant(e) d’équipe/administratif(ve), d’Assistant(e) aux achats, d’Assistant(e) logistique, d’assistant(e) aux voyages et d’Assistant(e) de protocole, aux grades GS5/6/7/8, à titre de personnel sous contrat de courte durée (STS), au sein de la Banque, en fonction des besoins.

LE POSTE :

 Relevant des Services généraux d’appui, les titulaires de ces postes qui seront sous contrat de courte durée (STS) fourniront un appui administratif et technique pour le bon fonctionnement de l’équipe, veilleront à ce que le Directeur du département/le Chef de division ou le Chef de bureau pays soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

 Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail des STS est plus ou moins uniforme quelle que soit l’équipe et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de la structure que dirige le Directeur du département/le Chef de division/le Chef de bureau pays concerné.

 En conséquence, le travail des STS facilite et contribue au succès du Directeur du département/Chef de division/Chef de bureau pays dans l’exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la direction et la supervision générales du Directeur du département/Chef de division/Chef de bureau pays, les titulaires s’acquitteront des tâches et responsabilités suivantes, en fonction des rôles qui leur sont assignés : 

1. ASSISTANT(E) D’ÉQUIPE/ADMINISTRATIF(VE)

1. Gestion du flux de travail

• Entreprendre des tâches et des opérations transactionnelles qui contribuent au bon déroulement du travail de l’équipe.
• Apporter son soutien à la gestion des correspondances et des processus administratifs de routine et en assurer le suivi.
• Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef de division/d’équipe pour autorisation, approbation ou signature.
• Examiner et établir l’ordre de priorité des correspondances importantes et des tâches à exécuter.
• Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.

2. Communication et liaison

• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de la division concernés ou les parties devant agir, le cas échéant.
• Faciliter l’organisation des réunions, notamment en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu.
• Apporter son appui au Chef de division/à l’équipe en ce qui concerne les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
• Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées.
• Organiser des réunions pour le Chef de division/l’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine.
• Fixer l’heure et le lieu des réunions et fournir l’appui requis pour leur succès.
• Rédiger des rapports/procès-verbaux des réunions.

3. Tenue de registres et documentation

• Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département/Division.
• Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef de division/d’équipe et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département.
• Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
• Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec la Division/l’équipe/le Département.

4. Administration du bureau

• Organiser les voyages du Chef de division/l’équipe, notamment en ce qui concerne les billets, les réservations d’hôtel, etc.
• Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu.
• Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin.
• Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef de division/Chef d’équipe.
• Fournir un soutien administratif notamment en procédant à la préparation des formulaires administratifs et budgétaires et au traitement des demandes dans le système SAP, SRAS ou toute autre plateforme électronique disponible.
•   Aider à la préparation et à la gestion des contrats et des factures des consultants et des fournisseurs, du début à la fin du processus.
• Aider à la soumission des demandes de paiements des consultants et des fournisseurs, ainsi qu’à la gestion et au suivi régulier de ces paiements.
• Apporter son concours en ce qui concerne les procédures de création et de renouvellement des bons de commande des interprètes indépendants dans le système SAP.
• Assurer l’organisation logistique des événements et toute autre tâche y afférente.

2. ASSISTANT(E) AUX ACHATS

1. Assurer le fonctionnement quotidien de la plateforme électronique de passation de marchés et aider les fournisseurs à soumettre leurs offres.
2. Assurer la gestion des fournisseurs (création, évaluation, mise à jour des données) et tenir à jour la base de données.
3. Fournir une assistance technique au personnel de la Banque concernant les demandes d’achat, les bons de commande et les transactions contractuelles dans le module Material Management (MM) de SAP.
4. Fournir des rapports (semestriels et annuels) et des statistiques relatives aux activités.
5. Fournir un guide de l’utilisateur et assurer le transfert de connaissances et la formation en ce qui concerne l’utilisation des outils informatiques relatifs aux achats institutionnels.
6. Travailler en collaboration avec le Département des technologies de l’information (TCIS) afin de s’assurer de la disponibilité des systèmes informatiques nécessaires aux activités du département.
7. Publier les appels d’offres sur l’intranet, l’internet, le MRS et tout autre portail de publication.
8. Fournir une assistance technique pour l’utilisation efficace des solutions informatiques développées pour et au sein de la Division/du Département.

3. ASSISTANT(E) DE PROTOCOLE

1. Effectuer les formalités de départ et d’arrivée à l’aéroport pour les responsables de la Banque et toute autre personne invitée par la Banque.
2. Transmettre et suivre le traitement des dossiers de demande de visa et de cartes diplomatiques ainsi que de tout autre document que pourrait solliciter le personnel de la Banque auprès des missions diplomatiques et des consulats accrédités dans le pays hôte.
3. Rédiger des notes verbales, des projets de notes et tout autre document de protocole requis.
4. Suivre les dossiers de demandes d’exonération de la TVA et des taxes sur les factures d’achats et de services auprès des services publics (douanes, affaires étrangères, services postaux, etc.).
5. Transmettre et suivre le traitement des dossiers auprès des autorités compétentes du pays hôte, notamment en ce qui concerne l’exonération fiscale et l’immatriculation des véhicules du personnel international du Bureau.

4. ASSISTANT(E) LOGISTIQUE

1. Veiller quotidiennement au bon fonctionnement des installations électriques, du mobilier et de l’ensemble des équipements de la Banque.
2. Faire le suivi des demandes des clients.
3. Contrôler l’exécution des services de maintenance et d’installation des équipements et du mobilier.
4. Assurer la gestion quotidienne des actifs immobilisés de la Banque en vue de leur protection.

5. ASSISTANT(E) AUX VOYAGES

1. Recevoir, classer et vérifier tous les voyages autorisés de la Banque.
2. Communiquer avec les voyageurs autorisés par la Banque en vue de confirmer les détails de l’itinéraire.
3. Faire des demandes de réservation auprès de différents agents de voyage ou de compagnies aériennes.
4. Fournir aux voyageurs autorisés une copie du billet d’avion final.
5. Informer les voyageurs autorisés de tous les changements liés à leurs itinéraires et aux dispositions du voyage et leur apporter son assistance face à tous les problèmes qui en découlent.
6. Recevoir les factures émises par les fournisseurs de billets d’avion et les comparer aux prix annoncés.

6. AIDER À ACCOMPLIR TOUTES LES AUTRES TÂCHES ASSIGNÉES AU DÉPARTEMENT SELON LES INSTRUCTIONS DU CHEF DE DIVISION OU DE SON SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

• Être titulaire d’au moins une licence ou d’un diplôme équivalent en gestion des affaires, commerce, communication, administration, comptabilité et finances, technologies de l’information, achats, ingénierie ou dans un domaine connexe.
• Une qualification dans les domaines du secrétariat, de la gestion des actifs, des achats et de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique, de la gestion des voyages et du protocole constituerait un atout supplémentaire.
• Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente dans des bureaux d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
• Fournir une preuve de citoyenneté ou une preuve de statut de résident permanent ou d’autorisation de travail dans le pays où l’emploi sera exercé.
• Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.
• Avoir une bonne connaissance de la budgétisation et de la planification serait est hautement souhaitable.
• Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
• Pouvoir exécuter plusieurs tâches à la fois. Avoir d’excellentes capacités de résolution de problèmes et le souci du détail.
• Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer la performance et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
• Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
• Démontrer d’excellentes compétences de communication orale et écrite en français ou en anglais, selon la langue officielle du lieu d’affectation. Avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue serait un avantage supplémentaire.
• Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint et Access). Maîtriser SAP ou Amadeus serait un avantage concurrentiel.

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CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT LOCAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI APPLICABLES AU STATUT INTERNATIONAL ;

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SEULS LES RESSORTISSANTS DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET D’Y TRAVAILLER SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.

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Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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Seuls les candidats répondant à toutes les exigences de la Banque et retenus pour un entretien seront contactés. Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont constituées d’une demande soumise en ligne, d’un curriculum vitæ (CV) détaillé et des copies des diplômes requis en pièces jointes. Le Président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. http://www.afdb.org

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Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucuns frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt des candidatures, étude des CV, entretien d’embauche, traitement final des candidatures). En outre, la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».