ASSISTANT(E) DE DIRECTION, SADB

• Classe d’emploi : GS8
• Position No. : 50068579 / 50076434
• Date de début de publication : 04/09/2024    
• Date de clôture : 03/10/2024    

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LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LES BUREAUX DES ADMINISTRATEURS :

Le Conseil d’administration assure la supervision et l’orientation stratégique du Groupe de la Banque africaine de développement. Il est composé de 20 Administrateurs représentant les pays membres de la Banque africaine de développement. Plus précisément, le Conseil est chargé de la conduite des opérations générales de la Banque et exerce les fonctions suivantes : 1) préparer le travail du Conseil des gouverneurs, 2) prendre des décisions concernant des prêts directs particuliers, des garanties, des placements en actions et des emprunts de fonds par la Banque, 3) déterminer les taux d’intérêt des prêts directs et des commissions de garantie, 4) soumettre les comptes de chaque exercice financier et un rapport annuel à l’approbation du Conseil des gouverneurs lors de chaque Assemblée annuelle et 5) déterminer la structure générale des services de la Banque.

LE POSTE :

L’Assistant(e) de direction assume spécifiquement les tâches suivantes :

1. Fournir des services d’appui administratif et général à l’Administrateur, à l’Administrateur suppléant, au Conseiller supérieur, et au Conseiller ;
2. Assurer la liaison entre le Bureau de l’Administrateur et les complexes de la Banque en matière de collecte et de diffusion de l’information, ainsi que pour l’organisation de rendez-vous ;
3. Contribuer à la recherche et à la diffusion de documents ou d’informations en ligne liés aux discussions du Conseil, selon les instructions reçues ;                  
4. Mettre en œuvre le programme de travail du Bureau et les requêtes émanant des pays membres de la circonscription, en tant que de besoin ;
5. Coordonner et organiser les événements et les missions internes et externes du Bureau de la circonscription.

LES PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision directe de l’Administrateur, l’Assistant(e) de direction exécute les tâches suivantes :

1.             Servir de premier point de contact et d’appui pour les parties prenantes internes et externes.
2. S’acquitter des tâches et fonctions administratives pour le Bureau de l’Administrateur, telles que : l’impression, la numérisation, le filtrage des correspondances et la rédaction de lettres, la réponse aux courriels, le classement, le tri et l’obtention des documents, dossiers et rapports institutionnels, en vue de leur transmission aux personnes concernées.
3.             Gérer efficacement toutes les communications officielles, en assurant un niveau élevé de professionnalisme et de bienséance.
4.             Assurer la liaison avec les autres départements de la Banque, tels que le Secrétariat général, les Services généraux et institutionnels, les Finances et la Trésorerie, pour toutes les dispositions et demandes liées au remboursement des frais de mission, des frais médicaux, des indemnités de représentation, des indemnités pour frais d’études, des invitations et des cartes de visite, et de toute autre dépense de l’Administrateur.
5.             Effectuer les démarches relatives à l’arrivée et au départ de l’Administrateur, du Conseiller supérieur et du Conseiller.
6.             Assister et coordonner l’appui à l’Administrateur suppléant, aux parties prenantes et autres visiteurs officiels relevant du Bureau de l’Administrateur si besoin, en veillant à ce que les dispositions nécessaires soient prises, selon les directives de la Banque.
7.             Coordonner et organiser les réunions et les rendez-vous à la Banque et à l’extérieur de l’institution dans le cadre des activités/du programme de travail du Bureau, à la demande de l’Administrateur.
8.             Coordonner les dossiers de l’Administrateur pour les réunions du Conseil, celles des Comités et les séminaires et mettre à la disposition des membres du Bureau tous les documents soumis par le Secrétariat général aux Conseils, aux Comités, dans le cadre de séminaires, de réunions informelles, de réunions techniques ou autres.
9. Effectuer des recherches préliminaires et mettre en évidence les informations importantes à consigner ou à présenter à l’Administrateur.
10. Établir des relations de travail avec les points focaux de chaque pays de la circonscription afin que le Bureau de l’Administrateur serve de centre de coordination pour tous les responsables des parties prenantes de la circonscription.
11. Suivre l’exécution du budget du Bureau de la circonscription, par exemple : assurer le suivi et soumettre les demandes de transferts de budget, produire un rapport mensuel reflétant la situation réelle, et en informer l’Administrateur.
12. Contribuer à la préparation et à la transmission des rapports mensuels, trimestriels et annuels destinés aux gouverneurs de la circonscription.
13. Préparer les moyens logistiques, la documentation, ou voyager avec l’Administrateur pour coordonner les Assemblées annuelles, les missions de consultation des membres du Conseil dans les pays membres de la circonscription ; coordonner les réunions, les conférences de presse/cocktails, les signatures d’accords de prêt/don et l’organisation des déjeuners de travail/plans de table lors des réceptions officielles.
14. Assister les membres du Bureau et les officiels des capitales en prenant les dispositions utiles pour la traduction en français ou en anglais, afin de faciliter la communication entre eux, le cas échéant.
15. Participer à la préparation et à la diffusion des rapports mensuels, trimestriels et annuels aux gouverneurs de la circonscription.
16. Accomplir toute autre tâche à la demande de l’Administrateur.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience, connaissances) :

1. Être titulaire au moins d’une licence en gestion d’entreprise, commerce, administration ou dans une discipline connexe.
2. Justifier au minimum de six (6) années d’expérience pratique et pertinente à un poste d’appui dans un bureau de direction.
3. Une expérience dans le secteur privé serait un atout supplémentaire.
4. Posséder de solides compétences en secrétariat, gestion de bureau et coordination.
5. Avoir un sens élevé du respect de la confidentialité, de la discrétion, du jugement et de la bienséance.
6. Justifier d’excellentes aptitudes en matière de communication, de résolution de problèmes, avoir le souci du client, être capable de travailler en équipe et faire preuve de sensibilité culturelle dans les interactions. 
7. Démontrer une parfaite maîtrise des usages protocolaires.
8. Faire preuve d’innovation, d’efficacité opérationnelle et de compétences en planification dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
9. Être capable de travailler sous pression et de traiter, rapidement et efficacement, les requêtes internes et externes.

10. Avoir la capacité de gérer des demandes multiples, simultanées et changeantes.
11. Faire preuve de compétences avérées en matière d’organisation, associées à la capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois, au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
12. Avoir le souci du détail et la capacité de respecter des délais serrés.
13. Avoir d’excellentes aptitudes à l’oral et à l’écrit, en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
14. Maîtriser l’utilisation des applications courantes de MS Office (Word, Excel, Access et PowerPoint).

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CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT LOCAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI APPLICABLES AU STATUT INTERNATIONAL ;

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Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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Seuls les candidats répondant à toutes les exigences de la Banque et retenus pour un entretien seront contactés. Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont constituées d’une demande soumise en ligne, d’un curriculum vitæ (CV) détaillé et des copies des diplômes requis en pièces jointes. Le Président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. http://www.afdb.org

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Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucuns frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt des candidatures, étude des CV, entretien d’embauche, traitement final des candidatures). En outre, la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”