ARCHIVISTE/ASSISTANT(E) À LA DOCUMENTATION/ASSISTANT(E) À LA GESTION DES DOSSIERS

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Date de dernière mise à jour: 18 sept. 2024

Lieu: VL

Entreprise: African Development Bank

  • Classe d’emploi : GS5/6/7/8 
  • Date de début de publication : 18/09/2024  
  • Date de clôture : 09/10/2024  ​​​​​​​

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LA BANQUE :

 

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

 

LE CONTEXTE

De temps à autre, la Banque africaine de développement a besoin de renforts et doit faire appel à des personnes autres que son propre personnel permanent pour lui prêter main-forte dans le cadre d’activités additionnelles qui n’étaient pas prévues dans son programme de travail, ou pour pallier l’absence de longue durée d’un membre régulier de la Banque, voire pour occuper des postes vacants dans les délais fixés par la Banque.

La Banque entend recruter des candidats dotés de la formation universitaire adéquate, d’une expérience pertinente et de connaissances techniques approfondies et vastes dans les disciplines recherchées.

Le présent processus de recrutement par cohortes permettra de constituer une réserve de candidats recommandés, afin de pourvoir divers postes, plus précisément ceux d’Assistant(e) archiviste/Documentaliste et d’Assistant(e) à la gestion des dossiers, de niveaux GS5/6/7/8, à titre de personnel sous contrat de courte durée (STS), au sein de la Banque, en fonction des besoins.

 

LE POSTE :

Relevant des Services généraux d’appui, les titulaires de ces postes qui seront sous contrat de courte durée (STS) fourniront un appui administratif pour le bon fonctionnement de l’équipe, veilleront à ce que le Directeur du département/le Chef de division ou le Chef de bureau pays soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail des STS est plus ou moins uniforme quelle que soit l’équipe et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de la structure que dirige le Directeur du département/le Chef de division/le Chef de bureau pays concerné.

En conséquence, le travail des STS facilite et contribue au succès du Directeur du département/Chef de division/Chef de bureau pays dans l’exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

 

PRINCIPALES FONCTIONS :

 

Sous la direction et la supervision générales du Directeur du département/Chef de division/Chef de bureau pays, les titulaires s’acquitteront des tâches et responsabilités suivantes, en fonction des rôles qui leur sont assignés :

 

  1. DIFFUSION ET ACCESSIBILITÉ DE L’INFORMATION

 

  1. Aider la Section de la gestion des dossiers et des archives/l’Unité de divulgation dans la mise en œuvre de la Politique de divulgation et d’accès à l’information (DAI), et en ce qui concerne la conformité à ladite politique.
  2. Assurer la liaison avec les différents départements de la Banque et surveiller l’enregistrement, le traitement et la divulgation en temps voulu des documents sur les sites Web externes de la Banque.
  3. Aider à examiner les demandes d’information émanant des parties prenantes internes et externes et à y répondre ;
  4. Aider à la mise à jour et à la gestion des sites Web externe et interne de la DAI.
  5. Aider à la conception de tous les modèles de documents nécessaires à la divulgation et à l’accès à l’information.
  6. Aider à la formation sur la DAI, collecter les données statistiques sur la divulgation, rédiger des rapports.
  7. Aider la Section de la gestion des dossiers et des archives/l’Unité de divulgation à préparer les correspondances, la documentation, les tableaux, les graphiques, les documents d’information et les présentations selon les besoins.
  8. Effectuer des tâches administratives, des recherches documentaires et toute autre tâche requise par la Section.
  9. Soutenir d’autres initiatives ou activités de la section, y compris la préparation des rapports annuels à l’intention des Conseils d’administration.

 

  1. GESTION DES DOSSIERS :

 

  1. Aider la Section de la gestion des documents et des archives/l’Unité de divulgation dans la mise en œuvre de la politique du Groupe de la Banque en matière de gestion des documents et des archives, et en ce qui concerne la conformité à cette politique.
  2. Aider à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des normes, méthodes, procédures, plans de classement des dossiers et directives pour la gestion des dossiers physiques et numériques.
  3. Participer à la mise en œuvre d’une nouvelle solution de gestion des documents et des archives électroniques (Sankofa).
  4. Aider au stockage et à la récupération efficaces des informations et des dossiers physiques et électroniques.
  5. Contribuer à l’organisation des formations et des séances d’information relatives aux nouvelles technologies, aux nouveaux processus de gestion de l’information et des documents, etc.
  6. Aider au transfert des documents vers le stockage intermédiaire et à leur organisation une fois stockés.

 

  1. Collecte, organisation, conservation et accessibilité des documents physiques archivés

 

  1. Assurer le transfert des dossiers semi-actifs et inactifs du personnel vers les archives.
  2. Recevoir et prendre en charge les dossiers du personnel en provenance des unités.
  3. Trier et éliminer les documents inutiles, les doublons.
  4. Procéder à la numérisation et au classement des documents historiques et aider la Division des opérations RH à convertir les documents physiques historiques du personnel en données électroniques.
  5. Rassembler, collecter, classer, restaurer, préserver, traiter, inventorier, décrire et faciliter la communication et l’accès aux documents au niveau du Département PTCS.

 

  1. CLASSEMENT ET CONSERVATION DES DOCUMENTS

 

    1. Élaborer, documenter ou assurer le maintien des normes, des meilleures pratiques ou des procédures d’utilisation des systèmes.
    2. Tenir à jour un système de classement des principaux documents de PTCS.
    3. Classer chaque dossier dans une boîte d’archives.
    4. Veiller à une gestion efficace de l’espace d’archivage assigné à cette fonction.
    5. Donner des conseils sur les bonnes méthodes d’identification des systèmes de conservation susceptibles de faciliter l’accès aux documents.
    6. Créer une liste d’inventaire des documents.
    7. Identifier et valider les formats de fichiers à archiver, convertir les formats si nécessaire, renommer et organiser les fichiers.

 

  1. INDEXATION DES DOCUMENTS

 

    1. Réaliser l’indexation des documents dans le système d’archivage électronique à l’aide de scanners, d’outils d’indexation et d’applications logicielles Microsoft professionnels courants, et veiller à ce que les références, le dossier, la catégorie, la valeur et le type appropriés des documents soient sélectionnés pour garantir une bonne indexation de ces derniers.
    2. Effectuer un contrôle qualité de l’indexation pour assurer la cohérence des données.
    3. Effectuer des recherches dans le système d’archivage électronique à la demande de la Direction et des membres du personnel du Département des ressources humaines (notes de service, formulaires et résultats d’évaluation, notifications administratives, demandes de prêt, certificats de congé de maladie, circulaires, etc.)
    4. Contrôler et garantir l’accès sécurisé et la protection des données archivées, en collaboration avec l’équipe.

 

  1. SUPERVISION DES PROCESSUS DE VÉRIFICATION, D’EXAMEN ET DE NETTOYAGE DES DOSSIERS DU PERSONNEL ET DES DONNÉES DE BASE RELATIVES AUX RESSOURCES HUMAINES

 

    1. Établir un rapport sur les mises à jour/corrections à effectuer dans le cadre de la maintenance des données de base.
    2. Veiller à ce que le contenu des documents physiques corresponde aux données électroniques.
    3. Apporter son assistance à la mise en place et à la gestion des systèmes de connaissances et d’enregistrement (DARMS, SharePoint) et des procédures de classement et de gestion des dossiers confidentiels du personnel.
    4. Assurer la migration des documents de PTCS vers la plateforme de collaboration SANKOFA, conformément à ses propres normes de codage des fichiers.
    5. S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Chef de projet, le Chef de division ou le Directeur. 

 

  1. Aider à accomplir toutes les autres tâches assignées au département selon les instructions du Directeur ou de son supérieur hiérarchique.

 

CRITÈRES DE SÉLECTION (qualifications, expérience, connaissances) :

  1. Être titulaire d’au moins une licence en archivistique, bibliothéconomie, informatique, sciences de l’information, systèmes de gestion de l’information ou dans une discipline connexe.
  2. Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique.
  3. Avoir de l’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
  4. Justifier d’une bonne maîtrise de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment en ce qui concerne les systèmes et les procédures.
  5. Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.
  6. Assurer la gestion efficace des demandes internes et externes.
  7. Pouvoir travailler et coopérer avec d’autres personnes issues d’horizons divers.
  8. Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
  9. Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
  10. Avoir de bonnes capacités en matière de résolution de problèmes.
  11. Avoir le souci du client
  12. Savoir travailler en équipe.
  13. Faire montre d’efficacité opérationnelle.
  14. Faire preuve d’innovation et de créativité.
  15. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
  16. Avoir d’excellentes compétences de communication orale et écrite en français ou en anglais, selon la langue officielle du lieu d’affectation. Avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue serait un avantage supplémentaire.
  17. Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint et Access). La maîtrise de SAP serait un avantage concurrentiel.

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CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT LOCAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI APPLICABLES AU STATUT INTERNATIONAL ;

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SEULS LES RESSORTISSANTS DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET D’Y TRAVAILLER SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.

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Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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Seuls les candidats répondant à toutes les exigences de la Banque et retenus pour un entretien seront contactés. Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont constituées d’une demande soumise en ligne, d’un curriculum vitæ (CV) détaillé et des copies des diplômes requis en pièces jointes. Le Président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. http://www.afdb.org

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Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucuns frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt des candidatures, étude des CV, entretien d’embauche, traitement final des candidatures). En outre, la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».

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